Utgående samtal
Så fungerar Utgående i Menodi: strategier, kampanjer, laglig grund, ringfönster, spärrlista och webhook för nya förfrågningar. Tillgängligt i Företag-planen.
Utgående är Menodis motsvarighet till inkommande samtal, fast åt andra hållet: agenten ringer upp. Den används för två saker. Dels nya förfrågningar där någon själv bett om kontakt, till exempel via ett formulär eller en annons. Dels återkontakt med befintliga kunder, till exempel inför årlig service, ett avtal som löper ut eller en tid som ska bekräftas. Den är tillgänglig i Företag-planen.
Det är inte ett verktyg för kall telefonförsäljning. Utgående är byggt kring personer som har en relation till ditt företag eller själva bett om att bli kontaktade.
Laglig grund och spärrlista
Varje person som skrivs in i en jakt måste ha en registrerad laglig grund. Det finns fyra:
- Befintlig kund. Sätts automatiskt för kunder som har samtal eller bokning hos er.
- Egen förfrågan. Personen skickade själv in sina uppgifter, till exempel via webhooken. Tidpunkt, källa och kampanj sparas som bevis.
- Uttryckligt samtycke.
- Manuell intygan. För kunder utan registrerad relation anger du själv i klartext varför du får ringa, till exempel "kunden bad oss ringa tillbaka vid besöket".
Utan laglig grund går inskrivningen inte att genomföra. Du ansvarar för att uppgiften stämmer.
Spärrlistan stoppar alla jakter mot ett nummer. Numret läggs dit automatiskt när någon säger att de inte vill bli uppringda, och du kan lägga till eller ta bort nummer manuellt under Inställningar. Numret lagras som en envägs-hash, inte i klartext.
Strategier
En strategi är en sekvens av steg som körs tills kontakten nås: samtal, SMS, väntetid och larm till ägaren. Sju färdiga strategier följer med:
| Strategi | Passar för |
|---|---|
| Het annonslead | Någon fyllde i ett formulär i en annons |
| Webbformulär | Förfrågan via hemsidan |
| Bekräfta tid | En bokad tid som ska bekräftas |
| Återkallelse / årlig service | Dags för återkommande besök eller service |
| Avtal / leasing löper ut | Avtal som snart går mot sitt slut |
| Offert / provkörning | Offert eller provkörning utan svar |
| Lucka-blixt | En ledig tid som ska fyllas, ett samtal en gång |
Du kan ändra namn, syfte, öppningsrad, manus, takt och varje steg under Strategier. Steg kan vara knutna till ett datum, till exempel "60 dagar före avtalets slut". Strategin fryses när en kontakt skrivs in, så en senare ändring påverkar inte jakter som redan pågår.
Så fungerar en jakt
- Är kontakten nådd avgör samtalets utfall: bokad, ej intresserad, fel person eller avregistrerad. "Ring senare" bokar om samma steg, högst två gånger.
- Är kontakten inte nådd görs nytt försök enligt strategin. Som standard görs högst tre samtal, med två timmar och därefter ett dygn mellan försöken.
- Antalet samtal har ett tak per jakt. När det är nått hoppas resterande samtalssteg över, medan SMS och larm till ägaren körs ändå.
- En kontakt kan bara ingå i en pågående jakt åt gången.
Ringfönster
Fönstret ställer du in under Inställningar. Som standard är det vardagar 09–18, och lördagar kan läggas till. Det snävas alltid in av hårda gränser: vardagar 08–20, lördagar 10–17, aldrig söndag och aldrig röd dag. Allt räknas i svensk tid. SMS-steg följer samma fönster.
Takten styrs av fyra lägen: Varsam (ett samtal i taget), Jämn, Snabb lead och Lucka-blixt. Under Inställningar kan du även begränsa antal samtidiga samtal, samtal per timme och per dag, och hur länge det ska ringa.
Få in kontakter
Webhook. Varje organisation har en egen webhook-adress och nyckel under Inställningar. Zapier, Make, n8n eller ditt eget formulär skickar leaden dit. Fälten som telefon, mobil, namn och e-post känns igen även om de heter något annat. En lead utan giltigt nummer avvisas med en angiven orsak.
Kampanjer. En kampanj kopplar ihop en kanal (Google Ads, Meta eller annan), en landningssida och en strategi. Lägg ?campaign=<nyckel> på webhook-adressen så väljer Menodi rätt strategi automatiskt.
CSV och manuellt. Under Leads kan du importera en CSV-fil eller lägga till en lead för hand. Kolumner som namn, telefon och e-post känns igen automatiskt. Här intygar du själv i klartext varför du får ringa dem, med den manuella intygan som laglig grund.
Kunder. Markera en eller flera kunder under Kunder och välj Ring upp. Då väljer du strategi och när jakten ska börja.
Med Ring direkt när en ny lead kommer in i Inställningar startar jakten så fort en lead kommer in, inom ringfönstret.
Överblick och styrning
Utgående slås på och av under Översikt. Där ser du också jakterna med status (Pågår, Pausad, Klar, Avböjt, Slut på försök), vilket steg de står på, antal samtal och när nästa händer. Varje jakt kan pausas, återupptas eller avbrytas. Samtalen syns i samtalshistoriken, märkta som utgående.
Prova först
En administratör kan under Strategier ringa ett eget nummer med testknappen. Samtalet startar direkt och är markerat som test. Spärrlistan gäller även då.
Vanliga problem
Ingen blev uppringd. Kontrollera att Utgående är påslaget (Slå på under Översikt), att du är inom ringfönstret och att numret inte ligger på spärrlistan. Har jakten pausats finns ingen tillåten tid inom 21 dagar.
En kontakt hoppades över vid inskrivning. Orsaken visas i klartext: ogiltigt nummer, spärrad, ingen kundrelation (kunden saknar samtal eller bokning, då behövs en intygan), redan i en pågående jakt eller okänd kontakt.
Leaden kom in men ingen jakt startade. Kontrollera webhook-nyckeln, att kampanjens nyckel stämmer och att kampanjen är aktiv med en vald strategi.
Vanliga frågor
Kan jag ringa en lista med främmande nummer?
Nej. Varje kontakt måste ha en registrerad laglig grund: befintlig kund, egen förfrågan, uttryckligt samtycke eller en manuell intygan från dig. Utan den går det inte att starta en jakt. Utgående är till för personer som bett om kontakt eller redan är kunder.
När ringer agenten?
Bara inom ringfönstret du ställt in, och aldrig utanför vardagar 08–20 eller lördagar 10–17. Aldrig söndagar eller röda dagar. SMS-steg följer samma fönster. Finns inget tillåtet fönster inom 21 dagar pausas jakten i stället för att ringa ändå.
Vad händer om någon inte vill bli uppringd?
Säger personen det i samtalet avregistrerar agenten kontakten. Numret läggs på spärrlistan och alla pågående jakter mot det numret stoppas. Du kan också lägga till eller ta bort spärrar själv under Inställningar.
Kan två strategier ringa samma person samtidigt?
Nej. Det kan bara finnas en pågående jakt per kontakt. Är kontakten redan med i en jakt hoppas ny inskrivning över.
Kan jag prova utan att ringa riktiga kunder?
Ja. Med testknappen under Strategier kan en administratör ringa ett eget nummer direkt för att höra hur samtalet låter. Samtalet är markerat som test och spärrlistan gäller även då.
Var finns Utgående?
I Företag-planen. Hör av dig så går vi igenom ditt upplägg.