Procedurer
Med procedurer ställer AI-receptionisten olika frågor beroende på vad uppringaren vill. Så fungerar ärendeflöden, det automatiska testet och aktiv/inaktiv.
En procedur bestämmer vilka frågor din AI-receptionist ställer i ett visst ärende. Den som ringer om en offert får andra frågor än den som vill felanmäla något eller beställa en kopia av sin journal. Du beskriver ärendet, ser exakt hur agenten kommer att fråga och slår på proceduren när den har klarat ett automatiskt test.
Procedurer är i pilot. Funktionen slås på kund för kund. Hör av dig till kontakt@menodi.se om du vill vara med.
När en procedur gör nytta
Utan procedur ställer agenten samma frågor oavsett ärende. Det räcker långt för många företag. En procedur lönar sig när ett ärende behöver något särskilt:
- Offertförfrågan: personalen behöver veta vad jobbet gäller och var det ska utföras.
- Felanmälan: adress, vad som är fel och om det är akut.
- Remiss eller journalkopia: vem som ringer och vad det gäller, men inga känsliga uppgifter i telefon.
Vanliga frågor om priser och öppettider behöver ingen procedur. Agenten svarar på dem utifrån kunskapsbasen och dina prisregler. Ska samtalet bara kopplas vidare räcker en dirigeringsregel.
Vad en procedur består av
| Del | Vad den gör | Exempel |
|---|---|---|
| Start | Beskriver när proceduren ska användas | "När uppringaren vill ha en offert på ett större jobb" |
| Mål och motivering | Förklarar för agenten varför ärendet finns | "Så att en kollega kan ringa upp med rätt underlag" |
| Frågor | Det agenten ska ta reda på, högst 8 | Namn, telefon, vad jobbet gäller |
| Särskilda fall | Vad agenten gör om något oväntat händer, högst 6 | "Uppringaren vill ha ett exakt pris direkt" |
| Avslut | Hur samtalet slutar och vad uppringaren får veta | "En kollega ringer upp inom två arbetsdagar" |
| Exempel | Minst 2 meningar när den ska starta och minst 2 när den inte ska | "Kan ni ge mig ett kostnadsförslag?" |
Du skriver aldrig själva instruktionen till agenten. Menodi bygger den av formuläret, så att alla procedurer följer samma format. Bredvid formuläret ser du exakt vad agenten får. Agenten ställer en fråga i taget och frågar inte om det uppringaren redan har sagt.
Fyra sätt att avsluta
- Ta emot meddelande och lova återkoppling. Agenten samlar uppgifterna och säger vad som händer sedan.
- Svara utifrån kunskapsbasen. För ärenden där svaret redan finns.
- Koppla samtalet vidare. Följer dina vanliga regler för vidarekoppling och kräver att den funktionen är på.
- Gå över till bokning. Går vidare till ditt vanliga bokningsflöde och kräver att bokning är på.
Testet
Innan en procedur kan slås på kör Menodi ett automatiskt test på en kopia av din agent. Testet kontrollerar att proceduren startar när den ska, att den inte startar när den inte ska, att ett helt samtal fungerar från början till slut och att säkerhetsreglerna håller.
Samtalen är påhittade och verktygen är blockerade, så inga bokningar, SMS eller samtalsrader skapas. Blir testet underkänt ser du varför och kan läsa hela samtalet. Ett godkänt test gäller exakt den texten i 7 dagar. Ändrar du något behöver testet köras igen.
Aktiv eller inaktiv
Varje procedur har en knapp i listan. Inaktiv betyder att agenten inte använder den, och Aktiv att den gäller i riktiga samtal.
- Att slå på kräver ett godkänt test, och du får bekräfta först.
- Att stänga av går direkt och kräver inget test.
- Ändrar du en aktiv procedur fortsätter den gamla texten att gälla tills du har testat och publicerat den nya.
- Har en procedur blivit fel kan du gå tillbaka till en tidigare version.
Procedurer som Menodi har byggt åt dig visas i en egen lista. De ändrar du inte själv, så hör av dig om något behöver justeras.
Efter samtalet
När ett samtal har gått genom en procedur får du samma fält varje gång, i mejlet och i samtalshistoriken. Har uppringaren inte svarat på något står det "Ej uppgivet", så att du ser vad som saknas. Frågor som du har markerat som känsliga tas inte med i SMS.
Det här går inte att ändra
Vissa regler gäller oavsett vad som står i proceduren:
- Agenten ger inga diagnoser eller medicinska råd, och hänvisar till 112 vid akuta symtom hos vårdkunder.
- Agenten lovar inte bokning om bokning är avstängd. Stängs bokning av tas en procedur som kräver den bort från agenten och markeras "Behöver ses över".
- Personnummer går inte att lägga till som fråga. Hos vårdkunder gäller det också frågor om besvär, diagnos, medicin och journaluppgifter.
- Menodi kan alltid stoppa en procedur.
Vill du komma igång? Följ guiden steg för steg.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en procedur och en dirigeringsregel?
En dirigeringsregel säger vad som ska hända i en viss situation, till exempel att ett samtal ska kopplas vidare. En procedur styr hela ärendet: vilka frågor agenten ställer, i vilken ordning och hur samtalet avslutas.
Kan en procedur gå live av misstag?
Nej. En ny procedur är inaktiv. Den kan bara slås på efter ett godkänt test av exakt den texten, och du får bekräfta innan den börjar gälla.
Påverkar testet riktiga kunder eller min kalender?
Nej. Testet körs på en kopia av din agent med påhittade samtal. Verktygen är blockerade, så inga bokningar, SMS eller samtalsrader skapas. Kopian raderas när testet är klart.
Har alla kunder procedurer?
Inte än. Procedurer är i pilot och slås på kund för kund. Hör av dig till kontakt@menodi.se om du vill vara med.
Läs vidare
Skapa en procedur steg för steg →
Hela vägen från första utkast till aktiv procedur.
Samtalsdirigering & vidarekoppling →
Regler för när en människa ska ta över.
Kvalificering →
Hur agenten tar reda på vad kunden behöver.
Senast uppdaterad: 2026-11-06