Bokning & kalender

Så bokar agenten tider direkt i din kalender: tjänster med längder, buffert- och restider, framförhållning, kapacitet och muntlig bekräftelse med SMS.

Bokningen är där AI-receptionisten betalar sig: i stället för ett meddelande om att någon ville ha en tid, får du en färdig bokning i kalendern med kundens namn, nummer och ärende — gjord medan kunden fortfarande var på tråden. Den här sidan beskriver hur bokningsflödet fungerar och vilka rattar du har.

Tjänstelistan är grunden

Under Tjänster definierar du vad som går att boka: tjänstens namn, hur lång tid den tar och eventuellt pris. Agenten bokar enbart ur den här listan — den improviserar aldrig fram en tjänst eller en längd. Utöver namn och längd kan varje tjänst styra:

• Buffert- och förberedelsetid — luft före eller efter bokningen, till exempel städtid mellan behandlingar eller restid mellan hembesök.
• Framförhållning — hur långt fram i tiden tjänsten får bokas, och hur kort varsel som accepteras (till exempel tidigast 24 timmar i förväg).
• Kapacitet — hur många samtidiga bokningar tjänsten tål, för verksamheter med flera stolar, hissar eller behandlingsrum.
• Manuell bekräftelse — tjänster som du vill godkänna innan de blir definitiva.

Så går en bokning till i samtalet

Agenten ringar först in tjänsten, föreslår sedan konkreta tider ur kalendern ("torsdag 14 eller fredag 10?"), och låser dag och klockslag när kunden valt. Därefter säkras namn och telefonnummer — numret kunden ringer från bekräftas med en enkel fråga i stället för att läsas in siffra för siffra. Till sist bekräftar agenten muntligt: "Då bokar jag in dig, Anna, på torsdag klockan 14 för klippning." Den muntliga bekräftelsen är själva bokningen; kalenderposten skrivs samtidigt och bekräftelse-SMS:et går ut direkt efter samtalet.

Tider utanför öppettiderna föreslås aldrig, och en begärd tid som är upptagen möts med närmaste lediga alternativ — inte med ett nej.

Kalenderkopplingen

menodi.se/app

Med Google Calendar eller Microsoft 365 / Outlook kopplad blir din riktiga kalender sanningskällan: agenten ser lediga luckor i realtid, och allt du själv blockerar — möten, semester, luncher — respekteras automatiskt. Bokningar som agenten gör dyker upp i kalendern med kundens uppgifter i beskrivningen. Utan kalenderkoppling fungerar bokningen ändå: agenten bekräftar muntligt och bokningarna samlas i appens bokningsvy, där du hanterar dem manuellt.

Ombokning och avbokning

Återkommande kunder kan flytta eller avboka en tid direkt i samtalet. Agenten letar upp bokningen, bekräftar ändringen muntligt innan något ändras, och uppdaterar kalender och SMS därefter. Din avbokningspolicy — till exempel att avbokning ska ske senast 24 timmar innan — anges i appen och upprätthålls i samtalet: agenten känner till regeln, svarar på frågor om den och nämner den vid bokning på det sätt du valt.

Vanliga problem

Agenten säger att en tid är upptagen fast den ser ledig ut. Kontrollera buffert- och förberedelsetiderna — en 60-minuterstjänst med 15 minuters buffert kräver en 75-minuterslucka. Kontrollera också att kalenderkopplingen är grön under Integrationer.

Agenten bokar för tätt inpå. Höj tjänstens kortaste varsel (minsta antal timmar i förväg) så föreslås inga tider närmare än så.

Bokningen syns i appen men inte i kalendern. Kalenderkopplingen har tappat behörighet — koppla om under Integrationer. Bokningen är inte förlorad; den ligger i appens bokningsvy och synkas när kopplingen är tillbaka.

Vanliga frågor

Läs vidare

Senast uppdaterad: 2026-08-19