Samtalsdirigering & vidarekoppling

Så styr du hur Menodis AI-receptionist kopplar samtal till människor: regler, återuppringningsbrygga, öppettidsspärr och automatiska helgdagar.

Samtalsdirigering är den del av Menodi som avgör när din AI-receptionist ska hantera ärendet själv och när en människa ska ta över. Rätt uppsatt fungerar Menodi som en komplett AI-telefonväxel: agenten svarar, kvalificerar och bokar på egen hand — och kopplar fram dig exakt i de lägen du själv har bestämt. Allt konfigureras under AI-receptionist → Samtalsdirigering & SMS i appen.

Tre typer av regler

En dirigeringsregel består av ett villkor ("när ska detta gälla?") och en åtgärd. Det finns tre åtgärder:

Villkoren skriver du i klartext. Agenten läser dem tillsammans med samtalets sammanhang, så ett villkor som "kunden uppger att hen redan är kund, och det är öppettid" fungerar precis som det låter. Numret du kopplar till läses aldrig upp för den som ringer — agenten kopplar utan att avslöja mottagarens direktnummer.

Meningen kunden hör innan kopplingen

menodi.se/app

Varje vidarekopplingsregel har fältet Säg innan kopplingen. Det är den exakta mening agenten säger innan något annat händer, och appen visar en förhandsvisning — "Kunden hör:" — så att det aldrig råder någon tvekan om vad som faktiskt sägs i luren. Lämnar du fältet tomt används en standardmening som förklarar hela förloppet. Håll din egen variant kort och konkret: den ska tala om vad som händer nu och vad som händer om ingen svarar.

Så går kopplingen till

På linjer med återuppringningsbrygga ser förloppet ut så här:

1. Agenten matchar en vidarekopplingsregel och säger meningen ovan, som ber kunden att lägga på.
2. I samma stund kunden lägger på ringer växeln automatiskt upp kunden igen — från ert eget nummer, så det är tydligt vem som ringer.
3. När kunden svarar rings mottagaren upp. Svarar mottagaren är de ihopkopplade direkt.
4. Får vi inget svar inom cirka 15 sekunder, eller är det upptaget, kopplas kunden automatiskt tillbaka till AI-receptionisten.

Att bryggan bygger på en återuppringning är ett medvetet val, inte en begränsning. Det ger två garantier som en klassisk "blind" vidarekoppling inte kan ge: ingen kund blir någonsin sittande i en tyst kö och undrar om samtalet dog, och ingen kund hamnar i mottagarens privata röstbrevlåda i tron att en människa svarade. Uppringningstiden på 15 sekunder är vald för att hinna före svenska operatörers röstbrevlådor.

När ingen svarar

Om mottagaren inte svarar möts kunden av agenten igen — inte av en ny hälsningsfras, utan av en fortsättning: agenten förklarar att det inte gick att nå någon just nu, bekräftar kundens namn och ärende som redan är kända från samtalet, och erbjuder att boka en återuppringning i kalendern. Kunden behöver aldrig upprepa sig. Detsamma gäller om mottagaren aktivt avvisar samtalet.

Öppettidsspärren

Vidarekoppling sker bara under dina öppettider. Spärren ligger på serversidan: även om någon som ringer insisterar, eller om agenten skulle missförstå klockslaget, vägrar systemet att ringa upp mottagaren utanför schemat. Utanför öppettid tar agenten i stället emot ärendet — namn, företagsnamn, telefonnummer, e-post, en kort ärendebeskrivning och eventuell deadline — och bokar en återuppringning under ordinarie arbetstid.

Svenska helgdagar hanteras automatiskt. Alla röda dagar beräknas per år (även de rörliga, som långfredagen, Kristi himmelsfärdsdag och midsommardagen), och dessutom räknas julafton, midsommarafton och nyårsafton som stängt. Du behöver aldrig uppdatera en helgdagslista själv. Läs mer under Öppettider & helgdagar.

Vanliga problem

Agenten kopplar inte trots att regeln finns. Kontrollera tre saker: att funktionen Vidarekoppling är påslagen under Funktioner, att regelns villkor faktiskt matchar situationen (villkoret "befintlig kund" kräver att kunden sagt att den är kund), och att samtalet sker inom öppettiderna — utanför dem är kopplingen spärrad by design.

Kunden blev inte uppringd efter att ha lagt på. Återuppringningen sker inom några sekunder. Om kundens nummer är dolt eller ett växelnummer som inte tar emot inkommande samtal kan uppringningen inte nå fram; agenten har då redan tagit ärendet som reserv.

Fel person tar emot kopplingen. Mottagarnumret styrs av regeln i appen, aldrig av vad som sägs i samtalet. Uppdatera regelns nummer och spara — ändringen gäller från nästa samtal.

Vanliga frågor

Läs vidare

Senast uppdaterad: 2026-08-19