Vad kostar svarsservice? Så här prissätts tjänsten

Samtalsvolym – den enskilt största kostnadsdrivaren

Det som påverkar priset mest är hur många samtal du faktiskt tar emot. De flesta svarsserviceföretag baserar sin prismodell på något av följande:

• Fast antal samtal per månad – du betalar för ett paket med ett visst antal minuter eller samtal, oavsett om du använder dem eller inte.
• Rörlig debitering per samtal eller minut – du betalar bara för den faktiska volymen, men priset per enhet kan vara högre.
• Hybridmodell – en fast grundavgift plus en rörlig del för överskjutande volym.

En vanlig missuppfattning är att ett samtal alltid kostar lika mycket. I verkligheten spelar samtalslängden roll. Ett kort informationssamtal på 30 sekunder är betydligt billigare än en teknisk supportkonversation på 15 minuter.

> Tips: Fråga alltid om debitering sker per påbörjad minut eller per faktisk samtalslängd. Skillnaden kan bli märkbar i slutändan.

Öppettider styr grundpriset

När du vill att svarsservicen ska vara tillgänglig har stor påverkan på priset. Här brukar man skilja på tre nivåer:

• Kontorstid – vanligtvis vardagar 08.00–17.00. Detta är den billigaste nivån.
• Utökad kontorstid – till exempel vardagar 07.00–19.00 eller lördagar förmiddag.
• Dygnet runt, året om – den dyraste nivån, men också den som ger mest flexibilitet.

Tänk igenom när dina kunder faktiskt ringer. En hantverkare som får samtal kvällstid kan behöva kvällsöppet, medan en webbshops kundtjänst kanske klarar sig med kontorstid plus några timmar på lördagar.

Tilläggstjänster som påverkar priset

Baspriset för svarsservice täcker oftast själva telefonsvarandet – att ta emot samtal, meddela att du är upptagen och vidarebefordra ett meddelande. Men de flesta företag erbjuder en rad tillägg som kan vara värda pengarna – eller onödiga beroende på din situation.

Vidarekoppling i realtid

Att koppla samtalet vidare till dig direkt när du är tillgänglig. Detta kräver ofta en högre teknisk nivå hos leverantören och kan kosta extra.

Order- och bokningshantering

Vissa svarsserviceföretag kan ta emot beställningar, boka tider eller hantera enklare transaktioner åt dig. Detta kräver mer utbildad personal och prissätts därefter.

Skräddarsydda manus och rapporter

Att få ett manus framtaget specifikt för ditt företag, eller få detaljerade samtalsrapporter varje vecka, kan vara en tilläggskostnad.

Akutnummer och jourtjänst

Om du behöver en särskild jourlinje utanför ordinarie öppettider, till exempel för läkare eller fastighetsbolag, tillkommer ofta en jourpärm eller ett jourtillägg.

Så här jämför du offerter rättvist

När du begär in offerter från olika leverantörer är det lätt att stirra sig blind på månadspriset. Men det finns flera saker du bör titta på för att få en rättvis jämförelse:

1. Vad ingår i grundpriset? Vissa företag har ett lågt grundpris men tar betalt för allt utöver det – andra har ett högre pris men inkluderar det mesta.

2. Hur långa är avtalen? Ett lågt pris kan vara bundet till en lång avtalsperiod med uppsägningsregler som gör det svårt att byta.

3. Finns det uppsägningsavgifter? Fråga rakt ut vad som händer om du vill avsluta avtalet i förtid.

4. Vad händer vid hög belastning? Vissa leverantörer tar ut överbelastningsavgifter när samtalsvolymerna överstiger det avtalade.

5. Hur debiteras övertid? Om ett samtal pågår längre än den avtalade tiden, hur räknas då kostnaden?

Ett vanligt misstag är att jämföra pris per samtal utan att ta hänsyn till samtalslängd och tilläggstjänster. Ett företag som tar 15 kronor per samtal men har 10 minuters samtalslängd kan bli dyrare än ett som tar 25 kronor per samtal men har 3 minuters genomsnittlig samtalslängd.

Dolda kostnader att hålla utkik efter

Även om de flesta seriösa aktörer är transparenta med sina priser finns det några kostnader som ibland dyker upp i efterhand:

• Uppkopplingsavgift – en engångssumma för att sätta upp tjänsten.
• Administrationsavgift – för att ändra manus, lägga till användare eller göra andra justeringar.
• Avgift för uteblivet svar – om kunden lägger på innan samtalet besvaras.
• Samtalsavgift för kundens uppringning – i vissa fall debiteras kunden för samtalet, vilket kan påverka kundupplevelsen negativt.

> Värt att veta: Många svarsserviceföretag erbjuder idag digitala lösningar där kunden själv kan administrera mycket av tjänsten via en webbportal. Detta kan minska behovet av manuella ändringsavgifter.

Så hittar du rätt nivå för just ditt företag

Innan du ens börjar jämföra offerter är det klokt att göra en egen behovsanalys. Ställ dig själv följande frågor:

• Hur många samtal missar jag idag under en genomsnittlig vecka?
• Vilka tider på dygnet ringer mina kunder oftast?
• Behöver svarsservicen bara ta emot meddelanden, eller ska de kunna utföra uppgifter som bokningar och beställningar?
• Hur snabbt behöver jag få besked om missade samtal – direkt via mejl, eller räcker det med en sammanställning i slutet av dagen?
• Kommer jag att behöva kunna ändra öppettider och manus själv, eller räcker det att ringa in ändringar?

När du har svaren på dessa frågor blir det betydligt lättare att sålla bland leverantörer och jämföra äpplen med äpplen.

Vanliga prismodeller i praktiken

För att ge dig en känsla för hur det kan se ut i verkligheten – utan att ange specifika priser – kan man grovt dela in marknaden i tre kategorier:

Budgetalternativet – ofta en ren telefonsvarare med meddelandetagning. Låg månadskostnad, men begränsad service och ofta långa avtalstider.

Mellanprissegmentet – här får du en personlig svarsservice med utbildad personal, vidarekoppling och enklare administration. Detta är vad de flesta små och medelstora företag väljer.

Premiumtjänsten – fullservice med orderhantering, jourverksamhet, skräddarsydda manus och avancerad rapportering. Här hamnar du om du har höga krav på tillgänglighet och servicegrad.

Att tänka på innan du skriver på

Ett avtal med en svarsservice är ett löpande åtagande. Innan du signerar, se till att du har fått svar på följande:

• Får du en testperiod eller en pilotvecka där du kan utvärdera tjänsten i praktiken?
• Hur ser uppsägningsprocessen ut – och finns det någon bindningstid?
• Kan du när som helst logga in och se samtalsstatistik och lyssna på inspelade samtal?
• Hur hanteras personuppgifter och sekretess, särskilt om dina kunder lämnar känsliga uppgifter?

Att välja rätt svarsservice handlar inte bara om att hitta det lägsta priset – det handlar om att hitta en partner som förstår din verksamhet och kan representera ditt varumärke på ett bra sätt. En dålig svarsservice kan skada ditt rykte mer än ingen svarsservice alls.

Sammanfattning

Prissättningen för svarsservice varierar beroende på samtalsvolym, öppettider, tilläggstjänster och avtalets utformning. Det viktigaste är inte att hitta det billigaste alternativet, utan att hitta en lösning som matchar dina faktiska behov – och att du vet exakt vad du betalar för.

Genom att ställa rätt frågor och jämföra offerter på samma villkor kan du undvika både överraskningskostnader och onödiga utgifter. Och när du väl har hittat en leverantör som passar, kan en välfungerande svarsservice faktiskt bli en konkurrensfördel – inte bara en kostnad.

---

Redo att komma igång med en svarsservice som faktiskt fungerar för dig? Menodi erbjuder en evidensbaserad svarsservice med vidarekoppling, tydliga priser och möjlighet till revisioner – allt för 795 kr i månaden. Du kan börja med en kostnadsfri provperiod i 30 dagar och avsluta när du vill. Läs mer om hur Menodi kan hjälpa ditt företag här.

Vanliga frågor

Relaterat